4.1 Všeobecné požadavky

4.1 Všeobecné požadavky

Co se týká vytvoření systému kvality, není to jen o tom mít někde uložené nějaké předpisy, pracovní instrukce, příručku jakosti. Systém jakosti má být uveden v život a to se zpravidla dělá tak, že lidé v orgnizaci vědí, co mají dělat a jak. A taky musí vědět, co mají dělat, když je "něco špatně". Prakticky to znamená, že ideální stav systému jakosti je takový, kdy každý zaměstnanec má nějaký ten předpis a pracovní instrukce, podle kterých pracuje a ví, kde ty pracovní instrukce najít, umí si je přečíst a postupovat podle nich. Skvělý stav je, když na pracoviště příjde cizí člověk (zákazník, auditor, ředitel,...) a vaši zaměstnanci vědí, co a jak. Prostě popadnou předpis a přečtou jej. Když jej budou vyprávět zpaměti, je možné, že udělají chybičku... Když jej přečtou, tak šance, že udělají chybu je mizivá. Důležité ale je dělat to, co je v dokumentaci dané organizace popsáno. V takovém stavu auditor uvidí, že jakýsi systém kvality existuje a je uveden v život, protože jej zaměstnanci používají.

Procesy v organizaci jsou velmi důležité, protože když si je firma definuje a dokumentuje, má možnost si je lépe analyzovat zejména z pohledu jejich přidané hodnoty. Na druhou stranu je třeba si procesy uspořádat. Jak bude procesní diagram složitý je na vás. Samozřejmě nemusíte používat procesní diagramy a procesy popsat jen ve větách a odstavcích, jak tomu v mnoha organizacích bývá. Ale procesní diagram je jasný každému, tedy i auditorovi, který si odškrtne ze svého "checklistu" - ano, mají definované procesy a jejich interakci. Procesy, ale popisujte s rozumem, některé je rozumné popsat opravdu velmi detailně, některé mohou být popsány vágněji, aby umožnily jistou míru volnosti v organizaci. Ostatně to je hlavně úloha manažerů, nejen kvality.

Měření efektivity procesů je kapitola na delší vyprávění. Já jen doplní, že měření efektivity čehokoliv je hlavně o tom, jaké byly plánované hodnoty a jejich porovnání se skutečností. Někdy bývá lepší, někdy horší. Ale smyslem je tuto efektivitu měřit, protože když máte v organizaci proces a neznáte jeho efektivitu, je to skoro až smutné. A jak měřit efektivitu v dané organizaci? Jaká používat měřítka? Je to tak rozdílné od organizace k orgaizaci, že udělat zde výčet těchto měřítek by bylo na dýl. Ale můžete třeba přidat svůj komentář a podělit se o to, jaká máte měřítka v procesech vaší organizace.

Když už své procesy monitorujete (stačí i opravdu jednoduchý sloupcový graf), musíte se rovněž zabývat analýzou těchto procesů a výsledky monitorování. To můžete udělat například tak, že v záznamu Přezkoumání organizace vedením je popis hodnocených procesů, důvody proč byly výsledky tak skvělé nebo naopak, a plánovaná opatření k dalšímu zlepšování. Rovněž můžete pro tento účel použít záznamy pro systém CAPA (nápravná a praventivní opatření). Důležité pro auditora je mít vhodný záznam, že všehny procesy rozumně monitoruejte, analyzujete a dle potřeby příjímáte i nápravná opatření.

A na závěr bych jen připomenul dvě kategorie procesů, které musí být v organizaci popsány. Jsou to ty, které probíhají ve firmě a firma je potřebuje a procesy, které zdánlivě firma nepotřebuje a jsou vyžadovány normou.