Øízení procesů

Øízení procesů

Asi snad v¹ichni známe model procesního řízení uvedený v normě ISO 9000. Pro praxi je v¹ak hůře uchopitelný. Proto se v tomto článku zaměřím na to, ajk popsat procesy v organizaci pokud možno co nejjednodu¹¹ím a přitom použitelným způsobem.

Existuje hromada způsobů, jak popsat v organizaci procesy. Asi nejdůležitěj¹í procesy v organizaci bývají takové, které se přímo podílejí na uspokojování potřeb zákazníků. Mezi takové procesy obvykle řadíme: Marketing, Výzkum a vývoj, Příjem objednávek, Plánování výroby (samozřejmě i služby), Nákup materiálu, Skladování, Příprava materiálu pro výrobu (pokud je nutná), Výroba, Balení, Fakturace, Expedice, Instalace, Servis.

U „běžné“ výrobní organizace lze takové procesy skutečně vypozorovat a mohli bychom je nazvat hlavními procesy. Pokud si vezmete tužku a papír, tak seznam procesů va¹í organizace dáte dohromady do 15 minut. Dáte-li si tyto procesy například do va¹í Příručky kvality (případně i příručky managentu – máte-li již slu¹ný integrovaný systém systém) nebo do vhodného jiného dokumentu va¹í organizace, propojíte tyto procesy ¹ipkami, získáte jednoduché schéma, kterým prokážete interakci těchto procesů jak to požaduje norma. Norma neříká, jak procesy popisovat, dává nám volnost.

Procesy v organizaci v¹ak bývají složitěji strukturované. Vý¹e uvedené procesy budiž nazvěme hlavními procesy, tj. procesy první hierarchické úrovně. Vezměme si například proces Nákup materiálu. Nemusíte dlouze bádat abyste zjistili, jaké jsou jeho Vstupy, Výstupy, kdo jsou Interní zákazníci, kdo jsou Externí zákazníci (včetně úřadů regulované sféry), a z jakých poprocesů tento proces sestává. Druhá úroveò je v podstatě rozpitvání procesů vztahujících se k nakupování materiálu, tj. jde o procesy, kterými ve výrobních organizacích bývají: Schvalování dodavatelů, Plánování dodávek, Zaji¹tění kvality nakupovaného materiálu, Objednávání, Reklamace,...

Tímto způsobem můžete rozpitvat procesy dá se říci v¹echny hlavní procesy. Tímto celkem jednoduchým způsobem můžete popsat první dvě úrovně procesů. A lze postupovat i do úrovně třetí, čtvrté, a dal¹ích úrovní. Jako pomůcku můžete použít třeba tabulkový editor Spreadsheet z OpenOffice, který je zcela zdarma a je celkem kompatibilní s častěji používaným programem Excel. Takto strukturované procesy lze nazvat MAPA PROCESÙ.

V organizacích se ale vyskytují i procesy nepřímo související s realizací výrobku/služby. Jde o procesy, které zpravidla nelze zařadit o posloupnosti hlavních procesů, ačkoli s nimi vemi úzce souvisejí a pro chod organizace jsou významné. Jde například o procesy: Lidské zdroje, Kvalita, Finanční management,...

Tyto procesy si můžeme nazvat jako vedlej¹í procesy. A co nimi? Můžeme je strukturovat do niž¹ích úrovní prakticky stejně jako hlavní procesy. Proces Kvalita lze dále strukturovat následovně: Øízení interní dokumentace, Øízení externí dokumentace, Systém nápravných a preventivních opatření, Interní audity, Kontrola kvality (nezapomeòte, že kontrola kvality je velmi neproduktivní činnost!).

Hlavní a vedlej¹í procesy můžete mít dokumentovány separátně, ale va¹í tvořivosti se meze nekladou. Tak můžete použít třeba dokument sady OpenOffice Presentation (také zdarma), ve kterém si můžete vedlej¹í procesy dát třeba jako obdélníky do pozadí, přičemž v popředí budete mít procesy hlavní. A nezapomeòte na rozumné množství ¹ipek znázoròujících interakce procesů! Zde je v připojeném souboru příklad souboru základ, který můžete dále rozvinout a použít třeba ve va¹í organizaci.

S řízením procesů úzce souvisí i popis jednotlivých procesů v různých úrovních. Jak si popí¹ete procesy je zcela na vás. Můžete použít textové vyprávění, kterým proces popí¹ete. Můžete ale použít i vývojových diagramů, které já osobně preferuji. Zde ale POZOR!!! Jsou konzultanti, kteří vám mohou doporučit i relativně nepřehledné a zbytečně komplikované způsoby popisu procesů. Vždy dbejte na to, aby popis procesů ve va¹í organizaci byl co nejpřehledněj¹í a uživatelsky přívětivý. Já osobně mám velmi dobrou zku¹enost s konceptem, kdy se používá jen 5 základních tvarů vývojových diagramů – viz odkaz Vývojové diagramy. Jde o koncept, kde jsou zřejmé vstupy a výstupy jednotlivých činností a současně je jasně stanovena zodpovědnost za provádění jednotlivých činností.

To» o procesech zatím v¹e. S problematikou popisů procesů souvisí i téma řízení dokumentace, ve kterém bude v blízké budoucnosti téma dále rozvedeno.